Почему компании стоит перейти на электронный документооборот

Опубликованно 21.11.2017 10:00

Вместо бумаги — файлы компьютера. Вместо мокрой печати и scratch ручка — цифровой подписи (ЭЦП). Вместо стеллажей с папками — облачное хранилище файлов. Для некоторых предпринимателей от идеи управления электронными документами вместо бумажных похоже на сон будущего, для других, как тихий неизвестный ужас, которого лучше бы держаться подальше. Предлагаю развенчать шесть самых популярных страхов, документов, электронной почты. Страх 1. Компьютеры заражены вирусами

Кибератака вирусом Петя.А что, летом распространяется через популярный бухгалтерского программного обеспечения рабочего процесса, питает этот страх. Бухгалтер опасения, что использование услуг электронного документооборота сейчас рискованно.

Не бойтесь, потому что

Напротив, вероятность распространения вируса через облако близка к нулю. Облако программы управления электронными документами не установлены на вашем компьютере, и, следовательно, не имеют доступа к файлам. Service cloud работает через браузер, и все документы, хранящиеся в облаке. Таким образом, документы, полностью защищены. Страх 2. Документы будут потеряны

Если документы не под рукой, в печатной форме или же на персональный компьютер, они могут заблудиться или попасть в руки незнакомца.

Не бойтесь, потому что

На самом деле хранение документов в облаке является одним из самых безопасных и надежных из существующих. Никакое третье лицо не может удалить, повредить и даже получить доступ к файлам. Как привало, документы проданы, есть лица, прошедшие проверку подлинности ПОДПИСИ, которые скачали или подписи файлов. Исчезнуть бесследно документы, загруженные через сервис, тоже не могут, потому что распределенно хранится в облаке. Гораздо более опасно, как хранить документы под рукой или на компьютере. Страх 3. Не сможем пройти через проверки налоговой

Налоговой службы (ГФСУ) занимает исключительной компетенции документов в бумажном виде и печать и подпись от руки. Остальное незаконно.

Не бойтесь, потому что

Электронная налоговая проверка предусматривает 75-й статьей Налогового Кодекса Украины. Сейчас разрабатывается процедура сама по себе. В Законе Украины № 1982-VIII говорится, что документ не может быть признан недействительным из-за отсутствия мокрой печати. Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности изменил формулировку о необходимости подписать документы непосредственно в момент или сразу после совершения операции — теперь, согласно статье 9, основы бухгалтерского учета являются первичные документы. Таким образом, они могут быть электронным. Страх 4. Это слишком сложно

Управление электронными документами требует определенных навыков, люди не смогут быстро перестроится.

Не бойтесь, потому что

Новый персонал, вы, безусловно, не нужны. Как, впрочем, и длительное обучение. Как показывает практика, документов, электронной почты не нужно учить. Просто показать и рассказать, как это работает. Благодаря технологии услуги, переводить предприятия на электронный документооборот, вы можете в течение нескольких часов и начать использовать его. Достаточно только создать компанию на обслуживание и информирование партнеров о ваше желание обмениваться электронными документами. Подписать, отправить документ секунд по делу. Страх 5. Почти никто в Украине не используют электронные документы теперь

Услуги электронного документооборота — суперпрогрессивная технология будущего, это все работает по страринке.

Не бойтесь, потому что

Действительно, говорить о распространение использования электронных документов преждевременно. Но уже практикуют многие компании, в том числе с общественностью (например, Укрпочта, Укрзализныця). Страх 6. Это дополнительные затраты

Не понятно, зачем тратить деньги на дополнительные услуги, если все работает хорошо

Не бойтесь, потому что

Это не стоимость, в большую экономию денег. При чем сразу, с первого месяца использования. Для сравнения, стоимость подготовки и отправки физический документ около 10 гривен, цена на e — 2 гривны. На большие объемы, вы можете сэкономить десятки тысяч гривен в месяц.

Категория: Авто